Conformité d'entreprise · Secrétariat d'entreprise
Services de secrétariat d'entreprise
Assemblées, résolutions, registres et certificats gérés par des professionnels, pour que vos documents d'entreprise soient toujours prêts lorsque vous en avez besoin.
Aperçu
Le gestionnaire de dossiers sur lequel repose votre entreprise
Toute société philippine doit disposer d'un secrétaire général, qui doit être de nationalité philippine et résider aux Philippines. Son rôle ne se limite pas à la rédaction des procès-verbaux : le secrétaire tient le registre des actions et des transferts ainsi que les archives de la société, envoie les convocations aux assemblées, certifie les résolutions du conseil d'administration exigées par les banques et les organismes compétents, et établit les rapports requis par la SEC à l'issue des élections et des changements de mandats.
Lorsque le travail administratif prend du retard, les conséquences se font sentir ailleurs. Un changement de signataire est bloqué à la banque faute d’attestation de la secrétaire, une cession d’actions ne peut être enregistrée, un audit de diligence raisonnable met en évidence des lacunes. Nous veillons à ce que vos dossiers soient à jour afin que les documents dont vous avez besoin soient prêts le jour où vous en avez besoin.
Nos domaines d'activité
Assistance administrative, de A à Z
La gestion administrative qui garantit la crédibilité de votre entreprise.
Réunions et résolutions
Avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux et résolutions des réunions du conseil d'administration et des assemblées générales.
Registre des actions et des transferts
Les émissions et les cessions d'actions sont enregistrées avec précision et tenues à jour.
Attestations du secrétaire
Des résolutions certifiées destinées aux banques, aux organismes et aux contreparties, établies dans les meilleurs délais.
Déclarations à la SEC
Les rapports relatifs aux élections et aux changements intervenus au sein du conseil d'administration et de la direction ont été déposés dans les délais.
Comment ça marche
Fonctionnement du service
Une passation de pouvoir en bonne et due forme, puis des dossiers qui restent à jour.
Examen des dossiers
Les procès-verbaux, registres et documents d'archivage existants ont été examinés et les éventuelles lacunes ont été identifiées.
Remise et mise en service
Les dossiers ont été classés et l'agenda du secrétariat a été établi pour l'année.
Gestion courante
Les assemblées, les résolutions, les certificats et les registres sont traités au fur et à mesure des besoins.
Cycle annuel
L'assemblée générale annuelle des actionnaires, les élections et les formalités administratives qui s'ensuivent, gérées chaque année.
Chronologie
Engagement d'un an à compter de la signature du contrat de mission
Pourquoi choisir ILA comme secrétaire général de votre entreprise ?
Toujours prêt
Les certificats et les documents doivent être disponibles dès que la banque ou l'acheteur en fait la demande, et non plusieurs semaines plus tard.
Documents conformes aux exigences d'audit
Les registres et procès-verbaux sont tenus conformément aux exigences en matière de diligence raisonnable.
En lien avec la conformité
Les tâches administratives et les déclarations auprès de la SEC sont prises en charge par une seule et même équipe coordonnée.
Foire aux questions
Questions sur le secrétariat : réponses
Un étranger peut-il occuper le poste de secrétaire général ?
Non. Le secrétaire général doit être de nationalité philippine et résider aux Philippines. Si vous ne disposez d'aucun candidat local, nous mettons à votre disposition un professionnel qualifié pour occuper ce poste.
À quoi sert un certificat de secrétaire ?
Il s'agit d'une attestation certifiée d'une décision du conseil d'administration ou d'un fait relatif à la société. Les banques, les organismes publics et les contreparties en exigent une chaque fois que la société ouvre des comptes, modifie la liste des signataires, signe des contrats importants ou traite avec les autorités de régulation.
Sommes-nous tenus d'organiser une assemblée générale annuelle des actionnaires ?
Oui, à la date fixée dans vos statuts. Le Code des sociétés révisé autorise la participation par moyens de communication à distance, sous réserve des règles de la SEC, ce qui facilite grandement la participation à l'assemblée pour les actionnaires étrangers.
Vous recherchez un secrétaire général fiable ?
Prenez rendez-vous pour une consultation gratuite : nous examinerons votre dossier et nous nous chargerons de tout à votre place.
